Cara Membuat Label Undangan di Ms. Word Paling Simpel

Cara Membuat Label Undangan – Saat ingin membuat nama dan alamat pada kartu undangan biasanya akan menggunakan kertas label supaya lebih praktis.

Kertas label itu seperti kertas polos yang bisa ditulis kemudian ditempel pada kartu undangan. Pastinya Anda juga pernah melihat atau bahkan mendapatkan undangan dari seseorang ya, kan? Jadi begitulah kira-kira.

Apabila kartu undangan sedikit sih tidak akan menjadi masalah jika label undangan ditulis dengan menggunakan tangan. Namun, jika kartu undangan terlalu banyak banget, maka dapat dibayangkan tentunya tangan akan pegel untuk menulis satu persatu label undangan.

Oleh sebab itu, saran saya sih Anda wajib menggunakan komputer dalam membantu menyelesaikan masalah ini. Biasanya aplikasi yang umum digunakan yaitu Microsoft Word.

Oh iya, pada umumnya label undangan yang biasa dipakai dalam membuat kartu undangan yakni nomor 103 dan 121. Untuk 1 lembar kertas label terdiri dari 12 label, yang berarti dalam 1 lembar label tersebut, Anda dapat menempelkan label sebanyak 12 kartu undangan.

Kalau untuk masalah harga, saya lihat di beberapa marketplace cukup relatif murah loh. Tidak sampai 10 ribuan. Bahkan, bila Anda tidak mau ribet, bisa order cetak label undangan melalui online.

Akan tetapi, untuk Anda yang ingin belajar cara membuat dan print label undangan dengan menggunakan Microsoft Word. Maka silahkan simak penjelasannya di bawah ini.

Daftar Isi

Cara Membuat Label Undangan Otomatis

Oh ya, untuk cara ini tidak hanya menggunakan Microsoft Word saja ya, karena melainkan perlu bantuan dari Microsoft Excel sendiri. Microsoft Excel akan kita gunakan untuk membuat list nama dan alamat yang akan diundang.

Kemudian untuk versinya sendiri, Anda boleh memakai semua versi Microsoft Office, baik itu yang 2007, 2010, 2013, maupun 2016. Namun, dalam tutorial belajar Microsoft Word kali ini, Nirvanaharapan akan menggunakan Ms Office 2016.

Oke, langsung saja, berikut adalah cara membuat label undangan otomatis dengan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel:

1. Mengelompokkan File Label Undangan

Hal ini sebetulnya tidak mesti Anda lakukan, karena tujuan mengelompokkan file-file ini adalah supaya mudah dalam mengelolanya. Dalam contoh kali ini, saya akan membuat label undangan dengan ukuran 103.

Terlebih dahulu silahkan Anda buat file Data Label dengan Microsoft Word dan Template Label 103. Kemudian jadikan dalam satu folder khusus supaya tidak ribet. Tidak perlu Anda isi, karena nanti akan saya tuliskan caranya.

Apakah Anda sedang mendapat tugas membuat surat resmi dengan menggunakan kop surat? Apabila masih bingung, silahkan baca cara membuat kop surat.

2. Membuat Data Label Undangan pada Microsoft Excel

Selanjutnya, silahkan Anda buka file Data Label yang sudah dibuat tadi. Langkah yang mesti dilakukan sekarang yaitu menuliskan nama dan alamat penerima undangan. Untuk terkait format penulisannya, silahkan disesuaikan dengan contoh berikut.

Setelah seluruh data undangan tertulis, maka silahkan Anda simpan file tersebut.

3. Membuat Template Label Undangan di Microsoft Word

Pada contoh ini, saya akan membuat template label dengan ukuran nomor 103. Supaya dapat sesuai dengan ukuran yang aslinya, silahkan siapkan Anda penggaris dan label undangan yang akan digunakan.

Untuk yang belum mengetahui, nantinya template ini akan digunakan untuk menyimpan data label yang telah dibuat sebelumnya. Oke, langsung saja, silahkan Anda ikuti langkah-langkah di bawah ini:

Pertama, silahkan Anda buka file Template Label 103 yang sebelumnya sudah Anda buat. Lalu, klik Ribbon Mailings > Labels > maka nanti akan muncul jendela baru, dan pastikan sudah berada pada tab Labels > lalu klik Options.

Kedua, selanjutnya akan muncul jendela Label Opsions, silahkan Anda pilih New Label.

Ketiga, setelah itu, akan muncul lagi jendela Label Details. Silahkan Anda isi kolom tersebut sesuai dengan label aslinya.

Disinilah penggaris digunakan, silahkan Anda ukur bagian-bagian kertas label asli yang bakal nantinya dimasukkan ke dalam kolom yang telah disediakan.

Memang diperlukan ketelitian, karena apabila template yang dibuat tidak sesuai dengan kertas label aslinya, maka ketika dicetak hasilnya tidak akan tepat atau pas.

Di bawah ini adalah contoh apabila telah disesuaikan dengan kertas label.

Tabel Labels Detail

Supaya lebih jelasnya, silahkan simak penjelasan berikut ini:

Opsi	Keterangan
Label name	Silahkan Anda isi nama tabel yang akan dibuat. Pada contoh di atas, saya mengisi dengan nama “Label 103 Nirvanaharapan.com“
Top margin	Silahkan Anda isi dengan jarak margin atas. Artinya, batas jarak antara pinggir atas kertas sampai pinggir label pertama di bagian atas.
Side margin	Silahkan Anda isi dengan jarak margin di samping. Batas jarak antara pinggir samping kertas hingga pinggir label di bagian samping.
Label height	Silahkan Anda isi dengan tinggi satu buah label.
Label width	Silahkan Anda isi dengan lebar satu buah label
Number across	Silahkan Anda isi dengan jumlah kolom (pada label nomor 103, terdapat 3 kolom).
Number down	Silahkan Anda isi jumlah baris (pada label nomor 103, terdapat 4 kolom).
Vertical pitch	Silahkan Anda isi jarak label vertikal ditambah margin.
Horizontal pitch	Silahkan Anda isi jarak label horizontal ditambah margin.
Page size	Silahkan Anda pilih custom supaya dapat diatur sesuai ukuran kertas label.
Page width	Silahkan isi lebar satu kertas label.
Page height	Silahkan isi tinggi satu kertas label.

Mengenai pengukuran top margin dan lainnya, Anda dapat memanfaatkan Preview yang diberikan oleh Microsoft Word.

Keempat, Apabila sudah, berikutnya silahkan Anda klik Ok hingga jendela Envelopes and Labels. Di bagian Label, pastikan Anda sudah mengubahnya menjadi label yang dibuat sebelumnya. Setelah itu, silahkan Anda klik New Document.

Jika ternyata setelah di-print label tersebut tidak pas dengan teksnya, atau ukuran label yang Anda miliki berbeda dan bukanlah ukuran 103. Gunakanlah patokan ukuran TJ Labels dalam bentuk puluhan template Microsoft Word.

Download Template Label Undangan

Silahkan Anda download templatenya | Download keseluruhan template ukuran TJ Labels
Template ini mencakup TJ Labels dengan nomor ukuran 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, L 02, L 03, L 04, dan L 05.

Setelah itu, nantinya akan terbuka dokumen baru dengan format sesuai pada template label yang dibuat. Maka langkah berikutnya adalah dengan memasukkan data yang dibuat dari Microsoft Excel tadi.

4. Memasukkan Data Label ke Template Label

Hal ini merupakan langkah akhir dalam proses pembuatan label undangan otomatis, yakni dengan menggabungkan data yang telah dibuat pada Microsoft Excel dengan menggunakan template label yang sudah dibuat pada Microsoft Word.

Oke, langsung saja, silahkan Anda simak caranya di bawah ini.

Langkah pertama adalah silahkan Anda klik tab Mailings > lalu pilih Select Recipients > kemudian pilih Use an Existing List. Maka setelah itu, arahkan ke file yang sudah dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel sebelumnya.

Kemudian, setelah muncul jendela Select Table, silahkan Anda pilih Sheet$ dan klik Ok untuk menuju ke proses berikutnya.

Selanjutnya, pilih tab Mailings > Insert Merge Field > dan pilih NAMA, lihat seperti gambar di bawah ini.

Setelah itu, akan muncul «NAMA», silahkan Anda tekan enter, lalu ketikkan Di, kemudian tekan enter lagi dan lakukan seperti cara yang tadi, yakni tab Mailing > Insert Merge Field > «ALAMAT». Hasilnya nanti akan terlihat seperti gambar di bawah ini.

Kemudian, untuk mengisi kolom kedua, maka silahkan Anda copy paste dari kolom pertama. Setelah itu, Anda paste lagi di kolom kedua, dan silahkan arahkan kursor tepat di depan «NAMA».

Berikutnya Anda klik tab Mailings > Rules > Next Record. Hal ini berfungsi supaya kolom kedua dan selanjutnya akan menampilkan data secara berurutan. Apabila telah ditambahkan, maka selanjutnya tampilannya akan terlihat seperti gambar di bawah ini.

Terkait kolom berikutnya, silahkan Anda copy paste dari kolom kedua. Disini Anda juga dapat mengatur perataan text, ukuran, font yang sesuai dengan keinginan. Jika sudah, hasilnya nanti akan seperti gambar berikut ini.

Selanjutnya …

Untuk menampilkannya menjadi nama dan alamat, silahkan Anda klik Mailings kemudian pilih Preview Results, dan hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

Apabila dengan cara di atas nama dan alamat belum juga muncul, silahkan Anda klik tab Mailings > Edit Individual > lalu pilih All > dan klik Ok.

Oke, sampai disini Anda telah berhasil melakukan cara membuat label undangan. Maka langkah terakhir yang perlu Anda lakukan adalah print atau mencetak label undangan tersebut.

5. Print Label Undangan

Untuk menghindari kesalahan dalam mencetak label undangan ini, pastikan dulu Anda sudah mengatur ukuran kertas sesuai dengan ukuran label undangan.

Biasanya untuk mengatur ukuran kertas, terletak pada Properties di pengaturan printer Anda. Agar lebih mudahnya sih langsung saja Anda tekan tombol CTRL + P.

Apabila sudah mengaturnya, saran saya sih untuk tidak langsung mencetaknya di kertas label undangan. Namun, untuk mencobanya pada kertas biasa terlebih dahulu. Bila sudah yakin, barulah Anda eksekusi dengan menggunakan kertas label undangan.

Demikianlah informasi yang dapat Nirvanaharapan sampaikan mengenai cara membuat label undangan di Word. Semoga tutorial ini bisa berhasil Anda praktekkan dan semoga bermanfaat.

Cukup sekian dan terima kasih!