Pada tutorial kali ini Nirvanaharapan akan memberikan contoh berbagai kop surat resmi sekaligus cara membuat kop surat di Word.
Kop surat mempunyai fungsi untuk mewakili identitas sebuah lembaga atau perusahaan dalam kaitannya dengan komunikasi lewat surat ataupun dokumen tertentu. Karenanya dalam kop surat wajib terdapat identitas lembaga, seperti logo, alamat lengkap, bahkan sering juga ditemukan motto yang menjelaskan visi lembaga tersebut.
Kop surat sering juga disebut dengan kepala surat, yakni salah satu bagian terpenting yang harus ada pada surat resmi. Dengan adanya kop surat ini, maka kebanyakan orang akan cepat menangkap atau membedakan antara surat formal dan non-formal.
Bagian-Bagian KOP Surat Resmi
- Nama Kantor
- Logo Kantor
- Alamat Kantor
- Alamat Email Kantor
- Nomor Telepon Kantor
- Faksimile Kantor
- Website Resmi Kantor
Hal-hal di atas harus Anda siapkan terlebih dahulu, karena hal ini bertujuan supaya kredibilitas lembaga atau instansi bisa dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Untuk Anda yang sudah pernah membuat surat resmi, tentunya sudah tidak asing lagi kan dengan bagian ini? Nah, lain halnya dengan orang yang masih baru belajar membuat undangan. Pasti belum paham betul dengan bagian-bagian tersebut.
Namun tenang saja, dalam kesempatan kali ini Nirvanaharapan akan memberikan tutorial membuat kop surat dengan menggunakan Microsoft Word. Anda boleh memakai Microsoft Word 2007, 2010, 2013, maupun 2016.
Akan tetapi, dalam contoh kali ini, Nirvanaharapan akan menggunakan versi yang terbaru, yakni Ms Word 2016.
Cara Membuat Kop Surat dengan Ms Word
Langkah pertama mesti dipahami adalah bagian-bagian dari kop surat yang sebelumnya sudah saya jelaskan. Untuk Anda yang mendapatkan tugas seperti membuat kop surat. Berikut ini saya berikan langkahnya berdasarkan kategori, supaya lebih mudah untuk dipahami:
1. Membuat Kop Surat Dasar
- Pertama, silahkan Anda buka Microsoft Word terlebih dahulu.
- Kemudian ubah view menjadi Print Layout dan untuk mengubahnya, silahkan Anda masuk ke tab View lalu pilih Print Layout.
- Setelah Anda mengubahnya menjadi print layout, lalu double click (klik dua kali) pada area header yang saya tandai dengan kotak merah. Apabila berhasil, Anda akan masuk ke menu edit header dan biasanya akan tampil tulisan header seperti yang saya tunjuk menggunakan anak panah.
- Setelah itu, Anda beri tanda centang pada Different First Page. Tujuannya supaya kop surat hanya ada di halaman pertama saja. Sedangkan untuk halaman yang kedua dan seterusnya sudah tidak ada.
- Selanjutnya, buat detail yang telah saya jelaskan sebelumnya seperti (logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan web resmi.
- Saat mengatur posisi logo, mungkin nantinya Anda akan sedikit kesulitan. Supaya lebih mudah, kita ubah Wrap Text nya. Caranya yaitu, silahkan klik logo > lalu pilih tab Layout > Wrap Text > In Front of Text seperti gambar di bawah ini.
2. Membuat Garis Bawah
- Dalam membuat garis bawah ini, silahkan Anda tekan enter setelah baris yang terakhir. Berikutnya, blok baris kosong itu (Anda blok dari kiri ke kanan ya, kalau dari kanan ke kiri tidak akan bisa).
- Setelah baris kosong Anda blok, lalu klik tab Home > cari icon border seperti yang saya tandai (nomor 2) > kemudian pilih Border and Shading.
- Berikutnya, pastikan Anda memilih tab Borders > lalu pilih style border yang Anda inginkan, termasuk juga warna dan ketebalannya. Penting: (perhatikan nomor 3), pastikan Anda hanya mengaktifkan yang saya tandai saja (yang saya beri tanda kotak tidak usah diaktifkan, dan silahkan klik hingga warna birunya hilang). Apabila sudah, maka silahkan klik Ok.
- Setelah Anda melalui tahap yang agak lumayan panjang ini, maka untuk contoh hasil milik saya adalah sebagai berikut.
Oke, sampai disini Anda telah berhasil membuat kop surat resmi dengan logo. Kalau masih ingin belajar Microsoft Word atau masih berhubungan dengan cara membuat kop surat ini.
Selanjutnya silahkan Anda lihat langkah membuat garis bawah menggunakan shape berikut ini.
3. Membuat Garis Bawah dengan Shape
- Pertama, silahkan Anda masuk ke menu Insert > lalu pilih Shape > dan pilih garis lurus seperti gambar di bawah ini.
- Kemudian tarik garis lurus tepat di bawah tulisan dan gambar. Ini mesti teliti ya, kalau tidak boleh jadi nanti hasilnya tidak rapi. Nah, supaya posisi garis dapat tepat di tengah-tengah. Silahkan atur (bagian kanan dan kiri) hingga ada garis hijau seperti yang saya tandai. Lakukan pada bagian kanan dan kiri ya.
- Berikutnya, klik garis yang baru saja dibuat. Kemudian pilih tab Format > lalu klik Shape Outline > silahkan Anda sesuaikan gaya border dengan keinginan (seperti warna, ketebalan, ataupun bentuk border).
- Apabila sudah, di bawah ini adalah contoh kop surat yang telah berhasil saya buat.
- Selesai deh!
Bagi Anda yang ingin membuat bingkai di Mocrosoft Word, juga bisa simak pembahasan selanjutnya mengenai cara membuat bingkai di Word dengan mudah tanpa ribet.
Contoh Kop Surat Resmi
Setelah Anda mengetahui cara membuat kop surat menggunakan Microsoft Word diatas. Kemudian Anda tinggal menyesuaikan versi word yang digunakan pada komputer miliki anda.
Berikutnya silahkan bereksplorasi dengan membuat contoh-contoh kop surat resmi lainnya, atau bisa juga langsung membuat kop surat resmi di instansi tempat Anda bekerja.
Untuk referensi contoh kop surat resmi berikut akan Nirvanaharapan tampilkan beberapa kop surat resmi dari beberapa instansi dan tentunya Anda coba jadikan sebagai bahan tampilan referensi dalam pembuatan kop surat resmi.
Contoh kop surat kementerian pendidikan dan kebudayaan
Contoh kop surat kementerian pemuda dan olahraga
Dari contoh kop surat di atas Nirvanaharapan peroleh dari pencarian google image. Jadi, silahkan Anda mencari berbagai contoh kop surat lainnya untuk digunakan sebagai bahan belajar cara membuat kop surat resmi, maupun sebagai referensi ketika ingin membuat kop surat resmi instansi Anda.
Tidak semua kop surat dapat dibuat dengan tampilan seperti ada pada contoh, logo di sebelah kiri atau kanan, profil instansi di tengah dengan align center. Itu adalah contoh kop surat konvensional, dan untuk beberapa instansi atau perusahaan tertentu mempunyai kop surat yang khas dan unik.
Demikianlah cara membuat kop surat dengan menggunakan software Microsoft Word. Sebetulnya Anda cukup sampai ke tahap 2 saja, kop suratnya sudah selesai kok.
Kalau untuk tahap 3 hanya tambahan saja, supaya biar kita lebih tahu cara-cara lainnya di Ms Word.
Mungkin cukup sekian artikel yang dapat Nirvanaharapan sampaikan mengenai cara membuat kop surat di Word. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam pengerjaan kop surat.
Cukup sekian dan terima kasih!